Desde esta tribuna voy a intentar aportar las claves principales para una realización correcta del proceso de acogida.
Comencemos por definir el concepto: entendemos que un proceso de Acogida es conjunto estructurado de procedimientos e informaciones necesarios para que un trabajador recién incorporado a un puesto y a una empresa se integre de la manera más rápida y eficaz posible, y se adapte de igual manera a la realización de las tareas y el desempeño de sus funciones.
Es relativamente habitual encontrarnos con organizaciones donde el proceso de acogida se realiza de manera defectuosa o incompleta, produciéndose entonces muchas situaciones problemáticas tanto para la persona incorporada como para los empleados de la organización. En bastantes ocasiones, cuando realizamos encuestas sobre satisfacción del personal entre nuestras empresas clientes, los empleados suelen quejarse sobre la inadecuada realización de la acogida.
Personas que entran a trabajar sin conocer a sus compañeros, sin conocer las normas de funcionamiento, sin conocer bien las tareas, funciones y responsabilidades, sin saber incluso a qué se dedica exactamente la empresa donde van a trabajar,... en fin, multitud de “desconocimientos” que provocan que el recién incorporado no se sienta bien desde el primer día y sus compañeros tengan que estar improvisando actividades que deberían haberse planificado de antemano.
Las consecuencias más graves de una defectuosa acogida pueden ser: accidentes de trabajo producidos por un desconocimiento de las normas de seguridad en la empresa, marcha prematura de la empresa por parte del incorporado al no sentirse integrado, problemas de relación con compañeros, falta de rendimiento profesional en los primeros meses como consecuencia del desconocimiento de las funciones, de los objetivos del puesto,...
Estos son las actividades básicas que todo proceso de acogida debe contemplar:
Planificación: debe comunicarse a la organización la incorporación de manera formal, asignarse un mentor o tutor a la persona a incorporar, preparar el puesto de trabajo, planificar la formación que necesite.
Ejecución: entregar un manual de acogida, explicar las condiciones del contrato, la nómina a percibir, presentar al incorporado a sus nuevos compañeros de trabajo, visitar las instalaciones de la empresa, explicar las normas de funcionamiento de la empresa, las funciones y tareas del puesto, e iniciar el proceso de formación planificado.
Control: se debe efectuar una reunión mínima de seguimiento entre el mentor o tutor, la persona responsable de Recursos Humanos y el empleado incorporado, para evaluar la marcha del proceso y para establecer acciones correctoras si fuese necesario.
Cierre del proceso: si el proceso se ha seguido correctamente, la persona incorporada se integra con facilidad a la organización.
El trabajo del mentor ó tutor en el proceso de acogida es el más importante, pues debe actuar como interlocutor de confianza ante la nueva incorporación, tanto desde el punto de vista de la tarea como desde lo social.
También se responsabiliza de que la persona incorporada reciba la formación e información necesarias para la correcta realización de la tarea y el adecuado desempeño de las funciones del puesto.
Asimismo, debe informar a RR.HH. , de manera periódica (reunión de seguimiento a los 30 días) sobre la marcha del proceso de integración.
Se hace necesario dotarse durante las actividades del proceso de la documentación necesaria:
Hoja de comunicación formal de la nueva incorporación: donde se comunica a toda la empresa la incorporación de la nueva persona, incluyendo algunos datos personales (formación, experiencia, puesto a ocupar) e invitando a todos a facilitar su adaptación.
Manual de Acogida: se compone de una buena cantidad de información relevante para la persona incorporada. El manual puede incluir: un resumen sobre la empresa, su historia, actividades, clientes, mercado, productos, información sobre el puesto de trabajo, plano de las instalaciones, información sobre seguridad e higiene, teléfonos y direcciones de interés, organigrama de la empresa, información sobre calidad y medio ambiente, reglas de funcionamiento interno, calendario de trabajo, procedimiento en caso de accidentes,...
Ficha de formación para la acogida: donde se especifica la formación necesaria que va a recibir la persona incorporada.
Hoja de control del proceso: para verificar desde Recursos Humanos que se están siguiendo todos los pasos necesarios, es necesario disponer de esta hoja de control, a modo de check-list. Todas las actividades planificadas están registradas en esta hoja, así como responsables y fechas.
Ficha-perfil del puesto: donde se define la misión, funciones y tareas del puesto a ocupar por la persona incorporada, las relaciones funcionales, dependencias, perfil de conocimientos, aptitudes, experiencia y actitudes necesarios para desempeñar el puesto con garantía de éxito. Esta ficha se le facilita a la persona incorporada para que tenga claro qué se espera de la misma en el desarrollo de su labor.
MIGUEL UGARTE
Comencemos por definir el concepto: entendemos que un proceso de Acogida es conjunto estructurado de procedimientos e informaciones necesarios para que un trabajador recién incorporado a un puesto y a una empresa se integre de la manera más rápida y eficaz posible, y se adapte de igual manera a la realización de las tareas y el desempeño de sus funciones.
Es relativamente habitual encontrarnos con organizaciones donde el proceso de acogida se realiza de manera defectuosa o incompleta, produciéndose entonces muchas situaciones problemáticas tanto para la persona incorporada como para los empleados de la organización. En bastantes ocasiones, cuando realizamos encuestas sobre satisfacción del personal entre nuestras empresas clientes, los empleados suelen quejarse sobre la inadecuada realización de la acogida.
Personas que entran a trabajar sin conocer a sus compañeros, sin conocer las normas de funcionamiento, sin conocer bien las tareas, funciones y responsabilidades, sin saber incluso a qué se dedica exactamente la empresa donde van a trabajar,... en fin, multitud de “desconocimientos” que provocan que el recién incorporado no se sienta bien desde el primer día y sus compañeros tengan que estar improvisando actividades que deberían haberse planificado de antemano.
Las consecuencias más graves de una defectuosa acogida pueden ser: accidentes de trabajo producidos por un desconocimiento de las normas de seguridad en la empresa, marcha prematura de la empresa por parte del incorporado al no sentirse integrado, problemas de relación con compañeros, falta de rendimiento profesional en los primeros meses como consecuencia del desconocimiento de las funciones, de los objetivos del puesto,...
Estos son las actividades básicas que todo proceso de acogida debe contemplar:
Planificación: debe comunicarse a la organización la incorporación de manera formal, asignarse un mentor o tutor a la persona a incorporar, preparar el puesto de trabajo, planificar la formación que necesite.
Ejecución: entregar un manual de acogida, explicar las condiciones del contrato, la nómina a percibir, presentar al incorporado a sus nuevos compañeros de trabajo, visitar las instalaciones de la empresa, explicar las normas de funcionamiento de la empresa, las funciones y tareas del puesto, e iniciar el proceso de formación planificado.
Control: se debe efectuar una reunión mínima de seguimiento entre el mentor o tutor, la persona responsable de Recursos Humanos y el empleado incorporado, para evaluar la marcha del proceso y para establecer acciones correctoras si fuese necesario.
Cierre del proceso: si el proceso se ha seguido correctamente, la persona incorporada se integra con facilidad a la organización.
El trabajo del mentor ó tutor en el proceso de acogida es el más importante, pues debe actuar como interlocutor de confianza ante la nueva incorporación, tanto desde el punto de vista de la tarea como desde lo social.
También se responsabiliza de que la persona incorporada reciba la formación e información necesarias para la correcta realización de la tarea y el adecuado desempeño de las funciones del puesto.
Asimismo, debe informar a RR.HH. , de manera periódica (reunión de seguimiento a los 30 días) sobre la marcha del proceso de integración.
Se hace necesario dotarse durante las actividades del proceso de la documentación necesaria:
Hoja de comunicación formal de la nueva incorporación: donde se comunica a toda la empresa la incorporación de la nueva persona, incluyendo algunos datos personales (formación, experiencia, puesto a ocupar) e invitando a todos a facilitar su adaptación.
Manual de Acogida: se compone de una buena cantidad de información relevante para la persona incorporada. El manual puede incluir: un resumen sobre la empresa, su historia, actividades, clientes, mercado, productos, información sobre el puesto de trabajo, plano de las instalaciones, información sobre seguridad e higiene, teléfonos y direcciones de interés, organigrama de la empresa, información sobre calidad y medio ambiente, reglas de funcionamiento interno, calendario de trabajo, procedimiento en caso de accidentes,...
Ficha de formación para la acogida: donde se especifica la formación necesaria que va a recibir la persona incorporada.
Hoja de control del proceso: para verificar desde Recursos Humanos que se están siguiendo todos los pasos necesarios, es necesario disponer de esta hoja de control, a modo de check-list. Todas las actividades planificadas están registradas en esta hoja, así como responsables y fechas.
Ficha-perfil del puesto: donde se define la misión, funciones y tareas del puesto a ocupar por la persona incorporada, las relaciones funcionales, dependencias, perfil de conocimientos, aptitudes, experiencia y actitudes necesarios para desempeñar el puesto con garantía de éxito. Esta ficha se le facilita a la persona incorporada para que tenga claro qué se espera de la misma en el desarrollo de su labor.
MIGUEL UGARTE
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