¿Qué cosas no debe hacer una empresa en tiempos de crisis?

elEconomista.es 17:05 - 14/04/2009

¿Cómo deben actuar para capear la crisis actual? En los tiempos que corren, no extremar la cautela, desatender los cambios del mercado y sobrerreaccionar son algunos de los errores más desaconsejados por los expertos. El Centro de Estudios Financieros lanza un decálogo de "errores imperdonables" en tiempos de crisis económica.
Con este decálogo, que tiene el título de Las diez cosas que no debe hacer una empresa en tiempos de crisis, el CEF pretende puntualizar aquellos errores que en materia económica deben evitar las empresas en momentos de recesión. Se trata de diez "alertas" que están agrupadas en diversas categorías dentro de la economía, financiación y liquidez de la empresa.

Las diez cosas que no se deben hacer

1. Negar el impacto de la crisis. Incluso en el caso de empresas que aparentemente todavía no se han visto afectadas por la crisis, los vasos comunicantes de la economía acabarán provocando la ramificación del impacto. Por lo tanto, aunque sólo sea en aspectos parciales, la crisis acabará afectando a casi todas las compañías del país.
2. No extremar la cautela. Las empresas no deben descuidar ni sus ingresos, ni sus gastos. Es importante seguir muy de cerca la evolución del mercado y de las ventas. Por tanto, la previsión de la tesorería a corto y medio plazo es vital para el funcionamiento de la empresa en las circunstancias en las que nos encontramos.
3. Descuidar la comunicación. En momentos de crisis es especialmente necesario gestionar adecuadamente las comunicaciones con los medios de comunicación, entorno, clientes, proveedores, Administración, empleados y stackeholders. El silencio total puede ser tan negativo como una indiscriminada emisión de información.
Hay que administrar las comunicaciones tanto internas como externas, manteniendo informados a nuestros públicos de aquellos acontecimientos que afecten a nuestra organización, así como de las medidas que se están llevando a cabo en relación a los mismos. Sólo así podremos neutralizar los efectos negativos de rumores e informaciones inexactas.
4. No ponderar los costes e ingresos para cada escenario. Es importante estimar situaciones de "Máximo y mínimo riesgo", a fin de prever las posibles actuaciones de contingencia en cada una de ellas. Se han de diseñar distintas categorías de posibles acciones, replanteando los objetivos para intentar minimizar las posibles consecuencias negativas de la crisis.
5. "Pasar" de los presupuestos y del endeudamiento. En función de la flexibilización de la que se dispone, es preciso ajustar la cuenta de resultados prevista sobre los gastos de la empresa. La existencia de pérdidas, en particular en el caso de las multinacionales, aumenta el peligro de cierre empresarial. Por este motivo hay que centrar parte de los esfuerzos en conseguir una financiación o refinanciación para intentar subsanar las deudas. Sobre todo para las PYMES, la financiación del circulante es fundamental.
6. Descuidar la delegación de decisiones. Frente a la incertidumbre reinante, muchas decisiones anteriormente delegadas o automatizadas, deben de ser examinadas y, quizás, recentralizadas de nuevo.
7. Continuar "sin más" los proyectos e inversiones en curso. Es preciso reconsiderar los proyectos en marcha o previstos, manteniendo en el congelador aquellos que no vayan a mejorar a corto plazo los resultados o la facturación. Puesto que nos encontramos en un escenario diferente, se debe revisar la validez de las estimaciones realizadas antes del periodo de crisis.
8. Desatender a los posibles cambios del mercado. La situación reinante y el empeoramiento de las expectativas provocan un acelerado y continuo cambio en las pautas de comportamiento de los agentes que intervienen en el mercado. Lo que obliga a estar permanentemente vigilantes a las variaciones habidas en las ventas, y las reacciones de las empresas competidoras. Cuanto más rápida sea la respuesta de la empresa frente a los cambios del mercado, mejor se podrán planificar las estrategias que permitan restablecer el negocio.
9. Sobrerreaccionar. La crisis es una situación delicada, por lo que no se deben tomar decisiones apresuradas. Se debe imponer la templanza. Tan desaconsejable es la reducción masiva de personal, como lanzarse a hacer contrataciones indiscriminadamente.
10. No prever los posibles escenarios una vez superada la crisis. Existe un después de la crisis y hay que pensar en él. El empresario ha de imaginar cómo puede quedar el sector, y replantearse la búsqueda de nuevos mercados y productos para cuando termine la crisis.

EL PROCESO DE ACOGIDA

Desde esta tribuna voy a intentar aportar las claves principales para una realización correcta del proceso de acogida.
Comencemos por definir el concepto: entendemos que un proceso de Acogida es conjunto estructurado de procedimientos e informaciones necesarios para que un trabajador recién incorporado a un puesto y a una empresa se integre de la manera más rápida y eficaz posible, y se adapte de igual manera a la realización de las tareas y el desempeño de sus funciones.
Es relativamente habitual encontrarnos con organizaciones donde el proceso de acogida se realiza de manera defectuosa o incompleta, produciéndose entonces muchas situaciones problemáticas tanto para la persona incorporada como para los empleados de la organización. En bastantes ocasiones, cuando realizamos encuestas sobre satisfacción del personal entre nuestras empresas clientes, los empleados suelen quejarse sobre la inadecuada realización de la acogida.
Personas que entran a trabajar sin conocer a sus compañeros, sin conocer las normas de funcionamiento, sin conocer bien las tareas, funciones y responsabilidades, sin saber incluso a qué se dedica exactamente la empresa donde van a trabajar,... en fin, multitud de “desconocimientos” que provocan que el recién incorporado no se sienta bien desde el primer día y sus compañeros tengan que estar improvisando actividades que deberían haberse planificado de antemano.
Las consecuencias más graves de una defectuosa acogida pueden ser: accidentes de trabajo producidos por un desconocimiento de las normas de seguridad en la empresa, marcha prematura de la empresa por parte del incorporado al no sentirse integrado, problemas de relación con compañeros, falta de rendimiento profesional en los primeros meses como consecuencia del desconocimiento de las funciones, de los objetivos del puesto,...
Estos son las actividades básicas que todo proceso de acogida debe contemplar:
Planificación: debe comunicarse a la organización la incorporación de manera formal, asignarse un mentor o tutor a la persona a incorporar, preparar el puesto de trabajo, planificar la formación que necesite.
Ejecución: entregar un manual de acogida, explicar las condiciones del contrato, la nómina a percibir, presentar al incorporado a sus nuevos compañeros de trabajo, visitar las instalaciones de la empresa, explicar las normas de funcionamiento de la empresa, las funciones y tareas del puesto, e iniciar el proceso de formación planificado.
Control: se debe efectuar una reunión mínima de seguimiento entre el mentor o tutor, la persona responsable de Recursos Humanos y el empleado incorporado, para evaluar la marcha del proceso y para establecer acciones correctoras si fuese necesario.
Cierre del proceso: si el proceso se ha seguido correctamente, la persona incorporada se integra con facilidad a la organización.
El trabajo del mentor ó tutor en el proceso de acogida es el más importante, pues debe actuar como interlocutor de confianza ante la nueva incorporación, tanto desde el punto de vista de la tarea como desde lo social.
También se responsabiliza de que la persona incorporada reciba la formación e información necesarias para la correcta realización de la tarea y el adecuado desempeño de las funciones del puesto.
Asimismo, debe informar a RR.HH. , de manera periódica (reunión de seguimiento a los 30 días) sobre la marcha del proceso de integración.
Se hace necesario dotarse durante las actividades del proceso de la documentación necesaria:
Hoja de comunicación formal de la nueva incorporación: donde se comunica a toda la empresa la incorporación de la nueva persona, incluyendo algunos datos personales (formación, experiencia, puesto a ocupar) e invitando a todos a facilitar su adaptación.
Manual de Acogida: se compone de una buena cantidad de información relevante para la persona incorporada. El manual puede incluir: un resumen sobre la empresa, su historia, actividades, clientes, mercado, productos, información sobre el puesto de trabajo, plano de las instalaciones, información sobre seguridad e higiene, teléfonos y direcciones de interés, organigrama de la empresa, información sobre calidad y medio ambiente, reglas de funcionamiento interno, calendario de trabajo, procedimiento en caso de accidentes,...
Ficha de formación para la acogida: donde se especifica la formación necesaria que va a recibir la persona incorporada.
Hoja de control del proceso: para verificar desde Recursos Humanos que se están siguiendo todos los pasos necesarios, es necesario disponer de esta hoja de control, a modo de check-list. Todas las actividades planificadas están registradas en esta hoja, así como responsables y fechas.
Ficha-perfil del puesto: donde se define la misión, funciones y tareas del puesto a ocupar por la persona incorporada, las relaciones funcionales, dependencias, perfil de conocimientos, aptitudes, experiencia y actitudes necesarios para desempeñar el puesto con garantía de éxito. Esta ficha se le facilita a la persona incorporada para que tenga claro qué se espera de la misma en el desarrollo de su labor.

MIGUEL UGARTE